E-Mail Archivierung - Rechtssicherheit

Geltende rechtliche Anforderungen zwingen Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz, E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig, manipulationssicher und jederzeit auffindbar aufzubewahren. Kommt die Geschäftsführung dieser Pflicht nicht nach, drohen empfindliche Sanktionen. Mit Hilfe unserer Lösung kann Ihr Unternehmen diese Anforderungen zuverlässig erfüllen und gleichzeitig alle weiteren Vorteile moderner E-Mail-Archivierung für sich nutzbar machen.

  1. Erfüllung aller relevanten gesetzlichen Anforderungen

  2. Schutz vor Datenverlusten
     

  3. Reduzierung von Storage-Anforderungen
     

  4. Vereinfachung von Backup- und Restore-Prozessen

  5. Schneller Suchzugriff auf alle E-Mails steigert die Produktivität

Absolute Sicherheit und Vertraulichkeit

Mit unserem Managed Service kann Ihr Unternehmen die sonst üblichen Zeit- und Kostenaufwände bei der Einführung und dem Betrieb einer E-Mail-Archivierungslösung umgehen, ohne dabei Kompromisse bei der Sicherheit, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit der Daten eingehen zu müssen.


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Kein Risiko
: Die ersten 30 Tage werden als kostenfreie Testphase eingerichtet und es kann innerhalb der Testphase fristlos gekündigt werden.

 

Hintergrund

Geltende rechtliche Anforderungen zwingen Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz, E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig, manipulationssicher und jederzeit auffindbar aufzubewahren. Kommt die Geschäftsführung dieser Pflicht nicht nach, drohen empfindliche Sanktionen.

Für Deutschland gilt: Mit dem Schreiben vom 14. November 2014, den "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)" hat das BMF dargelegt, welche Vorgaben aus Sicht der Finanzverwaltung an IT-gestützte Prozesse zu stellen sind. Die GoBD lösen die bisher gültigen GoBS sowie die GDPdU ab. ( Quelle).

 

Was muss archiviert werden?

Laut § 238 Abs. 2 HGB muss jede E-Mail, die einem Handelsbrief entspricht, archiviert werden. Als Handelsbrief werden alle E-Mails verstanden, die der Geschäftskorrespondenz eines Unternehmens dienen. Ebenso unterliegen nach § 147 AO alle E-Mails mit steuerrechtlichem Bezug der Archivierungspflicht. Dies betrifft z.B. folgende E-Mail-Inhalte:

  • Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz
    sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen
    Organisations-Unterlagen,
  • die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe,
  • Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
  • Buchungsbelege und
  • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. Dazu gehört jegliche Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird. Beispiele sind Rechnungen, Aufträge, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge. Dies gilt auch dann, wenn diese per E-Mail versendet werden.

E-Mails mit solchen Inhalten – sowohl gesendete und empfangene – müssen verwahrt werden. Entsprechend sind sowohl interne Mails als auch solche, über die kein Geschäft zustande gekommen ist, ausgenommen und brauchen nicht archiviert werden. Gleiches gilt für Spammails, Werbemittel wie Newsletter oder private E-Mails.

Insbesondere aus § 146 AO und § 239 HGB ergeben sich allgemeine Anforderungen an eine revisionssichere E-Mail-Archivierung, die jedoch sehr allgemein gehaltene sind:

  • Vollständigkeit
  • Richtigkeit,
  • Zeitgerechtheit,
  • Unveränderbarkeit, Ordnung und
  • Nachvollziehbarkeit

Grundsätzlich müssen alle relevanten E-Mails und deren Dateianhänge vollständig, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufbewahrt werden. Weiterhin müssen die Daten maschinell auswertbar sein.

 

Wie lange müssen Unternehmen E-Mails archivieren?

§ 257 HGB Abs. 4 gibt vor, dass als E-Mail geltende Handelsbriefe 6 Jahre verwahrt werden müssen.

Weiterhin muss man auch laut § 147 AO alle als Handels- oder Geschäftsbriefe geltende E-Mails 6 Jahre archivieren. Sollten die Mails jedoch Rechnungen, Buchungsbelege, Jahresabschlüsse oder generelle Bilanzen, Lageberichte oder andere Organisationsunterlagen beinhalten, gilt hier grundsätzlich eine Aufbewahrungspflicht von insgesamt 10 Jahren. Der Einfachheit halber archivieren viele Unternehmen direkt alle betroffenen Mails für insgesamt 10 Jahre, um sich den Aufwand der Trennung zu sparen.

 

Dürfen E-Mails aus dem Archiv gelöscht werden?

Ja, grundsätzlich ist es möglich, E-Mails aus dem Archiv zu löschen, solange dies nicht mit der gesetzlich geforderten Vollständigkeit und Dauer der Aufbewahrung in Konflikt steht. In der Praxis ist es jedoch schwierig in archivierungspflichtige und nicht-archivierungspflichtige E-Mails zu unterscheiden, weswegen die meisten Systeme standardmäßig so konfiguriert sind, dass sie alle E-Mails archivieren.

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