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Hilfe/FAQ - E-Mail-Archivierung

 

Erläuterungen zu den Benutzer-Accounts

 

Jedes Archiv-Hosting kann mehrere Benutzer mit verschiedenen Rechten beinhalten.

Je nach Struktur und Größe des Unternehmens werden ein oder mehrere Benutzer benötigt. Der Normalfall ist, das je Mitarbeiter ein Archiv-Benutzer benötigt wird. Der Mitarbeiter archiviert dann darüber nur seine eigenen E-Mail-Postfächer (max. 20 Stück je Benutzer). Der Mitarbeiter sieht nur seine eigenen E-Mails im Archiv und kann auch nur diese rücksichern.

Ebenso möglich ist, das die Archiv-Benutzer einer Abteilung zugeordnet sind (Vertrieb, Buchhaltung, Geschäftsführung etc.) und dort dann jeweils alle betreffenden Postfächer gesammelt archiviert werden.

In kleinen Unternehmen reicht oft auch ein einziger Archiv-Benutzer, über den alle relevanten Postfächer archiviert werden. Ein Benutzer-Account mit max. 5 Postfächern ist einmalig je Kunde kostenfrei (keine Benutzer-Gebühren), so das kleine Unternehmen hier besonders kostengünstig archivieren können.

Ein übergeordneter Lesezugriff (optional auch Exportzugriff) über mehrere Archive mehrerer Benutzer kann über einen Postmaster-Account realisiert werden.

Grundsätzlich gilt zu beachten, das beim Zugriff auf E-Mails anderer Mitarbeiter, die allgemeinen Datenschutzbestimmungen beachtet, bzw. über interne Vereinbarungen geregelt sind.

 

Mögliche Benutzer-Accounts:

Benutzer
  • Archivierungsdaten kommen vom Mailserver (IMAP-, Exchange etc.)
  • Zugriff nur auf die Archivdaten der eigenen Profile
  • Archiv-Standardrechte: lesen, schreiben
  • Optional einstellbar: Vollzugriff, löschen
  • Optional zubuchbar: Exportrechte
  • Passwort ändern ja
  • Max. 20 Archivierungs-Profile/Postfächer
  • Bei max. 5 Postfächern einmal je Kunde kostenfrei (keine Benutzer-Gebühr)
Benutzer.local
  • Archivierungsdaten sind nur lokale Daten (Postfachdateien / E-Mail-
    Programme, wie Thunderbird, Outlook etc)
  • Zugriff nur auf die Archivdaten der eigenen Profile
  • Archiv-Standardrechte: lesen, schreiben
  • Optional einstellbar: Vollzugriff, löschen
  • Optional zubuchbar: Exportrechte
  • Zur besseren Übersicht erhalten solche Benutzernamen den Zusatz ".local"
  • Max. 20 Archivierungs-Profile/Postfächer
Postmaster
  • Benutzer mit globalen Lese-Rechten für mehrere Archive / Benutzer
  • Optional zubuchbar: Globale Exportrechte
  • Kann nicht archivieren und löschen
  • Kann Einzel-E-Mails als Datei speichern oder im E-Mail-Programm öffnen
  • Passwort ändern ja
Auditor
  • Revisions-Zugang - Buchung nur bei Bedarf (z.B. bei Betriebsprüfung)
  • Benutzer mit globalen Lese-Rechten für mehrere Archive
  • Der Auditor-Benutzer kann das Archiv durchsuchen und einzelne E-Mails
    exportieren. Er kann jedoch weder E-Mails archivieren oder massenhaft
    exportieren noch sein eigenes Passwort ändern.

 

 

 

 

 
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