FAQ - Vertragsfragen
Wie kann eine Rechnungs-EMail erkannt/gefiltert werden?
Ab 2025 versenden wir PDF-Rechnungen im ZUGFeRD-Format (PDF-Datei).
Die Zustellung erfolgt unverändert per EMail!Ein häufiger Kundenwunsch ist es, dass EMail-Adressen genannt werden, an die dann ausschließlich nur noch Rechnungen versendet werden sollen. Wie das erreicht werden kann, erklären wir hier.
Wir verwalten je Kunde zwei EMail-Kategorien, die jeweils zwei Adressen beinhalten können:
Vertrags-Adresse (Adresse des Kunden)
- Verträge, Kündigungen, Freischalt-EMails
- Rechnungen / Mahnungen / Erinnerungen
- Domaininformationen / Auth-Codes, Sperrungen, Fristen, Limitüberschreitungen etc.
Technische Adresse (Technische Kontakte und Kunde)
- Technische Hinweise, Bestätigungen etc.
- Benachrichtigung über Hacking, Sperrungen etc.
Die meisten Kunden haben in der Technikkategorie auch die Vertragsadresse eingetragen. Weiterhin gehen einige EMails auch an beide Kategorien gleichzeitig!
Wir verwalten keine EMailadresse für einen Kunden, an die ausschließlich nur Rechnungen gesendet werden.
Die Verantwortung des internen Adressroutings an die zuständigen Bereiche/Adressen trägt der Kunde selbst.
Rechnungs-EMails filtern und zustellen
Bestimmte EMails von uns lassen sich anhand des Absenders und der Betreffzeile filtern und damit individuell weiterleiten.
| EMail-Typ | Absender | Betreff |
| Rechnung | rechnung@fc-hosting.de | Rechnungszustellung 123456 (fc-hosting.de) |
| Zahlungserinnerung | rechnung@fc-hosting.de | Zahlungserinnerung KD-Nr: 12345 Rech-Nr: 123456 |
| Mahnung | rechnung@fc-hosting.de | x.Mahnung KD-Nr: 12345 Rech-Nr: 123456 |
"x", "12345" und "123456" sind Platzhalter für Zahlen (Anzahl Mahnung, Kunden-/Rechnungs-Nummer)
Unsere Absender-Adresse in Kombination mit den Betreff-Inhalten "Rechnungszustellung", "Zahlungserinnerung", "Mahnung" sind geeignet, um eine eindeutige Filterregel zu erstellen.
Mit welcher Technik EMails gefiltert und individuell zugestellt werden können, hängt vom verwendeten Mailserver ab.
Filtereinstellungen auf unseren Standard-Mailservern
Wenn unsere Mailserver benutzt werden, können Filter direkt auf dem Mailserver eingerichtet, so dass diese immer und unabhängig vom verwendeten EMail-Programm wirken. Die Einstellung erfolgt über den Webmailer:
Der Webmailer kann über das Control-Center aufgerufen werden:
Im Webmailer die Filterregeln aufrufen:
Auf der rechten Seite eine neue Regel erstellen:
mit folgendem Inhalt, um eine Kopie der Rechnungs-EMail weiterzuleiten:
Der Filter muss für diejenige EMail-Adresse eingestellt werden, welche bei uns in der Kategorie "Vertrags-Adresse" eingetragen ist (siehe oben).
Filtereinstellungen auf unseren SOGo-Servern
Im SOGo-Webmailer die Einstellungen aufrufen:
Die EMail-Einstellungen auswählen:
Die Filterfunktion aufrufen:
Einen neuen Filter erstellen:
mit folgendem Inhalt, um eine Kopie der Rechnungs-EMail weiterzuleiten:
Der Filter muss für diejenige EMail-Adresse eingestellt werden, welche bei uns in der Kategorie "Vertrags-Adresse" eingetragen ist (siehe oben).
Filtereinstellungen auf anderen Mailservern
Die Erstellung solcher Filterregeln ist auf den meisten anderen Mailservern, wie GMX, Web.de, T-Online, Gmail, MS365 usw. auch möglich. Bei Fragen bitte den dortigen Support kontaktieren.