E-Mail Archivierung - Technologiekonzept

Technologiekonzept zur revisionssicheren E-Mail-Archivierung

Ein umfassendes Technologiekonzept unterstützt Ihr Unternehmen bei der Erfüllung der relevanten Anforderungen einer revisionssicheren E-Mail-Archivierung

Originalgetreue Archivierung

Archivierte E-Mails stimmen in jeder Hinsicht mit dem Original überein und können bei Bedarf ohne Informationsverlust wieder aus dem Archiv heraus wiederhergestellt werden.

Manipulationssichere Speicherung

Durch Bildung von SHA-Hashwerten über die Inhalte der E-Mails und eine interne AES256-Verschlüsselung schützt der Archiv-Server die archivierten Daten vor Manipulationen.

Protokollierung

Der Archiv-Server protokolliert alle Änderungen und Ereignisse, die vom Administrator definiert werden können, über eine integrierte Auditing-Funktion.

Aufbewahrungsfristen

Grundsätzlich kann ein Benutzer, solange dies nicht aktiv vom Administrator geändert wird, keine E-Mails aus dem Archiv löschen. Darüber hinaus kann eine globale und über allen Benutzerrechten stehende Aufbewahrungsfrist definiert werden. Der Endkunde selbst hat keine Möglichkeit die Rechte zu verändert.

Legal Hold

Ist Legal Hold aktiviert, können ungeachtet aller anderen möglichen Konfigurationen von Benutzerrechten, Aufbewahrungsfristen usw. keine E-Mails aus dem Archiv gelöscht werden. Dies kann zum Beispiel im Falle von rechtlichen Auseinandersetzungen nötig sein, um das irrtümliche Löschen von E-Mails, welche als Beweismittel dienen können, zu verhindern.

Export / Maschinelle Auswertbarkeit

E-Mails können bei Bedarf aus dem Archiv heraus exportiert und in Standard-Dateiformaten zur Verfügung gestellt werden. Die exportierten E-Mails entsprechen in jeder Hinsicht dem Original.

 

 

Verfügbarkeit

Die Archiv-Server sind dauerhaft über das Internet über mehrere Clients erreichbar. Die Erreichbarkeit richtet sich nach den in den AGB definierten Serververfügbarkeiten unserer Server. Die gesamte Archivserversoftware inkl. aller Daten und Archive werden im Rechenzentrum zusätzlich gesichert.

Vollständigkeit

Jedes Dokument/E-Mail ist zum organisatorisch frühest möglichen Zeitpunkt zu archivieren, wobei Konflikte mit dem Datenschutz zu vermeiden sind. Die Vollständigkeit der zu archivierenden relevanten E-Mails muss der Kunde durch entsprechende Konzepte und Umsetzungsverfahren gewährlisten und in seiner Verfahrensdokumentation gemäß GoBD dokumentieren. Der Archiv-Server kann nur das archivieren, was im Postfach oder den lokalen Daten zur Archivierung vorhanden ist. Durch Anpassung der Zeitintervalle der Archivierungsläufe kann der Kunde das Verfahren nach seinen Wünschen erhöhen.

Auditor-Zugriff

Über einen speziellen Benutzer "Auditor" kann für externe Prüfer der Zugriff auf das Archiv realisiert werden.

Unterstützte E-Mail-Systeme

  • Alle IMAP- oder POP3- kompatiblen E-Mail-Server
  • Exchange Server 2003, 2007, 2010, 2013 und 2016
  • Microsoft Office 365
  • MDaemon, IceWarp und Kerio Connect
  • PST, EML und andere Dateiformate
  • E-Mail-Clients wie Microsoft Outlook, Windows Mail / Live Mail, Thunderbird, Sea Monkey

Nutzen Sie die Möglichkeit und lassen Sie sich unverbindlich beraten.
Kein Risiko
: Die ersten 30 Tage werden als kostenfreie Testphase eingerichtet und es kann innerhalb der Testphase fristlos gekündigt werden.

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