E-Mail Archivierung - Übersicht

 

• Hilfe: Ablauf und Einrichtung

Kein Risiko: Die ersten 14 Tage werden als kostenfreie Testphase eingerichtet und es kann innerhalb der Testphase fristlos gekündigt werden.

Unterstützte E-Mail-Systeme

 

Hintergrund

Geltende rechtliche Anforderungen zwingen Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz, E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig, manipulationssicher und jederzeit auffindbar aufzubewahren. Kommt die Geschäftsführung dieser Pflicht nicht nach, drohen empfindliche Sanktionen.

Für Deutschland gilt: Die GoBD lösen die bisher gültigen GoBS sowie die GDPdU ab.

Mit dem ersten Schreiben vom 14. November 2014, den "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)" hat das BMF dargelegt, welche Vorgaben aus Sicht der Finanzverwaltung an IT-gestützte Prozesse zu stellen sind. Eine Neufassung der "GoBD 2019" wurde am 11.07.2019 veröffentlicht, die die innovative Prozesse und mobiles Scannen zur vollständigen Digitalisierung der Buchführung vorantreibt. Die Folgeversion wurde allerdings zunächst zurückgezogen und auf den Seiten des BMF entfernt, weil weiterer Abstimmungsbedarf festgesteltt wurde.

Was muss archiviert werden?

Laut § 238 Abs. 2 HGB muss jede E-Mail, die einem Handelsbrief entspricht, archiviert werden. Als Handelsbrief werden alle E-Mails verstanden, die der Geschäftskorrespondenz eines Unternehmens dienen. Ebenso unterliegen nach § 147 AO alle E-Mails mit steuerrechtlichem Bezug der Archivierungspflicht. Dies betrifft z.B. folgende E-Mail-Inhalte:

• Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz
  sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen
  Organisations-Unterlagen,
• die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe,
• Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
• Buchungsbelege und
• sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. Dazu gehört jegliche Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird. Beispiele sind Rechnungen, Aufträge, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge. Dies gilt auch dann, wenn diese per E-Mail versendet werden.

E-Mails mit solchen Inhalten – sowohl gesendete und empfangene – müssen verwahrt werden. Entsprechend sind sowohl interne Mails als auch solche, über die kein Geschäft zustande gekommen ist, ausgenommen und brauchen nicht archiviert werden. Gleiches gilt für Spammails, Werbemittel wie Newsletter oder private E-Mails.

Insbesondere aus § 146 AO und § 239 HGB ergeben sich allgemeine Anforderungen an eine revisionssichere E-Mail-Archivierung, die jedoch sehr allgemein gehaltene sind:

• Vollständigkeit
• Richtigkeit,
• Zeitgerechtheit,
• Unveränderbarkeit, Ordnung und
• Nachvollziehbarkeit

Grundsätzlich müssen alle relevanten E-Mails und deren Dateianhänge vollständig, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufbewahrt werden. Weiterhin müssen die Daten maschinell auswertbar sein.

Wie lange müssen Unternehmen E-Mails archivieren?

§ 257 HGB Abs. 4 gibt vor, dass als E-Mail geltende Handelsbriefe 6 Jahre verwahrt werden müssen.

Weiterhin muss man auch laut § 147 AO alle als Handels- oder Geschäftsbriefe geltende E-Mails 6 Jahre archivieren. Sollten die Mails jedoch Rechnungen, Buchungsbelege, Jahresabschlüsse oder generelle Bilanzen, Lageberichte oder andere Organisationsunterlagen beinhalten, gilt hier grundsätzlich eine Aufbewahrungspflicht von insgesamt 10 Jahren. Der Einfachheit halber archivieren viele Unternehmen direkt alle betroffenen Mails für insgesamt 10 Jahre, um sich den Aufwand der Trennung zu sparen.

Dürfen E-Mails aus dem Archiv gelöscht werden?

Ja, grundsätzlich ist es möglich, E-Mails aus dem Archiv zu löschen, solange dies nicht mit der gesetzlich geforderten Vollständigkeit und Dauer der Aufbewahrung in Konflikt steht. In der Praxis ist es jedoch schwierig in archivierungspflichtige und nicht-archivierungspflichtige E-Mails zu unterscheiden, weswegen die meisten Systeme standardmäßig so konfiguriert sind, dass sie alle E-Mails archivieren.

Information und Empfehlung an Endkunden

Der Endkunde muss sicherstellen, dass der Empfang und Versand von E-Mails aus dem Firmennetzwerk des Endkunden ausschließlich über die archivierten Bereiche erfolgt, damit auch die Archivierung erfolgen kann.
Des Weiteren sollten Endkunden prüfen, inwieweit sie dazu verpflichtet sind, ihre Arbeitnehmer über die Archivierung der Kommunikationsdaten zu informieren, die private Nutzung von E-Mail Diensten zu untersagen oder andere rechtliche Normen und Datenschutzbestimmungen zu berücksichtigen.
Das Archivierungsverfahren für E-Mails unterliegt nach den GoBD der Verpflichtung zu einer Verfahrensdokumentation, welche auch als Teil der generellen Verfahrensdokumentation des Archivierungs- bzw. Dokumentenmanagementsystems umgesetzt werden kann.

 

Dieser Beitrag stellt keine Rechtsberatung dar, sondern dient der grundlegenden Information und hat nicht den Anspruch auf Vollständigkeit und Richtigkeit.

Wir setzen ein: Das Software as a Service Produkt "EL mailarchive – powered by MailStore", basierend auf der Software MailStore Service Provider Edition des Software Herstellers und Rechteinhabers MailStore Software GmbH