FAQ - E-Mail

Entscheidungshilfe: POP3 oder IMAP als E-Mail-Protokoll

Alle Postfächer bei uns sind mit POP3 und IMAP nutzbar. Beim Einrichten eines E-Mail-Accounts im E-Mail-Programm muss man sich zwischen dem POP3- und IMAP-Protokoll entscheiden.

Empfang einer E-Mail auf dem Mailserver

Beim Empfang einer E-Mail auf dem Mailserver wird diese zunächst im Postfach des jeweiligen E-Mail-Accounts gespeichert. E-Mailprogramme greifen dann mit dem POP3- oder dem IMAP-Protokoll auf dieses Postfach zu.

POP3 (Post Office Protokoll)

Das POP3-Protokoll ist ein sehr einfaches Protokoll, welches keine Verwaltungsfunktionen auf dem Mailserver kennt, sondern lediglich auf das Auflisten, Abholen und Löschen von E-Mails auf dem Mailserver beschränkt ist.

Der Normalfall ist, das ein auf POP3 eingestelltes E-Mailprogramm die E-Mails vom Server abholt, diese im E-Mailprogramm lokal auf dem jeweiligen PC speichert und dann die E-Mails auf dem Server löscht.

Vorsicht: Bei einigen E-Mail-Programmen (z.B. Outlook) kann man bei POP3 einstellen, das E-Mails erst nach Ablauf einer Frist auf dem Server gelöscht werden. Diese Funktion verursacht leider immer wieder Probleme, wenn auch andere E-Mailprogramme auf dasselbe Postfach zugreifen und ggf. sogar mit einem anderen Protokoll (IMAP). Dabei kann das POP3-E-Mailprogramm die Kontrolle verlieren. Typische Nebeneffekte dann: E-Mails werden mehrfach abgeholt, nicht mehr gelöscht, gar nicht abgeholt.
Merke: Einen gemischten Betrieb mit POP3 und IMAP grundsätzlich vermeiden.

IMAP (Internet Message Access Protokoll)

Das modernere Protokoll ist IMAP. Dieses Protokoll ist mittlerweile Standard und wird von den meisten E-Mailprogrammen automatisch eingestellt, sofern IMAP auf dem Mailserver verfügbar ist. Mit IMAP verbleiben E-Mails auf dem Server und können dort in eigenen Ordnern verwaltet werden. Mehrere E-Mailprogramme können parallel jeweils mit IMAP auf dasselbe Postfach zugreifen. Das IMAP-E-Mailprogramm syncronisiert sich mit dem Server und den dortigen IMAP-Ordnern und lädt eine E-Mail erst dann herunter, wenn diese angezeigt werden soll - ohne diese vom Server zu löschen.

Der Postfachinhalt, der Status der E-Mails (gelesen, ungelesen) wird dann in allen E-Mailprogrammen identisch angezeigt. Auch versendete E-Mails werden auf dem Mailserver in einem eigenen Sent-Ordner gespeichert.

IMAP-Ordner sind zudem eine gute Basis für die revisionssichere E-Mail-Archvierung. Der Archivserver kann hier direkt auf den Datenbestand zugreifen und unabhängig von den Einschaltzeiten der PCs eines Users die E-Mails vollautomatisch archivieren.

Ein IMAP-Postfach braucht mehr Speicher auf dem Server, als ein POP3-Postfach. Das ist in der heutigen Zeit allerdings kein echtes Problem mehr, weil die Speichergrößen moderner Hostingpakete i.d.R. mehr als ausreichend sind.

Entscheidungshilfe

Immer IMAP nutzen wenn ein oder mehrere dieser Punkte zutreffen:

• Mehrere E-Mail-Programme greifen auf dasselbe Postfach zu
• E-Mails sollen sicher auf dem Server verbleiben
• Eine E-Mail-Archivierung soll zugebucht werden (auch nachträglich möglich)
• Der Webmailer wird zusätzlich benutzt (dieser arbeitet mit IMAP)
• Das modernere Protokoll soll Verwendung finden