Fragen & Antworten zur E-Rechnung

Ab dem 1. Januar 2025 wird die Empfangsmöglichkeit von E-Rechnungen für Unternehmen in Deutschland verpflichtend. Dies ist Teil einer neuen Regelung der Bundesregierung, die darauf abzielt, den Umsatzsteuerbetrug zu bekämpfen und die Mehrwertsteuerlücke zu schließen.

Für das Versenden im B2B-Bereich gibt es diese Übergangsfristen:

• Bis Ende 2026: Weiterhin Papierrechnungen und mit Zustimmung des Empfängers auch PDFs möglich.
• Bis Ende 2027: Nur noch für Unternehmen mit Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro.
• Ab 2028: Dann müssen alle Unternehmen E-Rechnungen ausstellen

Welches E-Rechnungs-Format wird verwendet?

Wir versenden bereits seit 2025 E-Rechnungen per EMail im ZUGFeRD-Format (V2.x Extended).
Die Abkürzung ZUGFeRD bedeutet: "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschlands".

Hierbei handelt es sich um ein Hybridformat. Nach außen ist es eine normale PDF-Datei, die weiterhin die Rechnung in gewohnter Form darstellt, also von Menschen gelesen und wie jede andere PDF-Datei verarbeitet werden kann. Intern ist zusätzlich ein XML-Datensatz (unsichtbar) eingefügt, womit optional eine elektronische Verarbeitung mit geeigneter Software erfolgen kann.

Auch private Verbraucher bekommen von uns eine PDF-Rechnungsdatei im ZUGFeRD-Format. Das hat keine Nachteile und bedeuted keinen Mehraufwand für diese Kundengruppe.

Kann auch ein anderes E-Rechnungs-Format versendet werden?

Nein, wir verwenden ausschließlich nur das ZUGFeRD-Format.

Das ZUGFeRD-Format ist kompatibel zur französische Veröffentlichung Factur-X, da beide auf dem europäischen Standard EN 16931 für elektronische Rechnungen basieren. Dies gilt auch für die meisten EU-Länder, die EN 16931 unterstützen. Auch einige Nicht-EU-Länder wie Schweiz, Norwegen und Liechtenstein sind konform mit dem europäischen Standard.

Benötige ich als Kunde ein eigenes Rechnungspostfach?

Ein eigenes E-Mail-Postfach ist für den Empfang und die Verarbeitung von ZUGFeRD-Rechnungen nicht zwingend notwendig, kann jedoch aus verschiedenen Gründen sinnvoll sein. Automatisierungen, Sicherheitsaspekte, Archivierung oder Compliance-Vorgaben können hier eine Rolle spielen und sind je Kunde individuelle Szenarien.

Wie unsere Rechnungen gefiltert und in ein dediziertes Postfach geleitet werden können, ist hier erklärt.

Kann eine individuelle Adresse nur für Rechnungen angegeben werden?

Wir verwalten zwei Adresskategorien in den Kunden-Stammdaten: Kunden-/Vertragsadresse und Technische Adressen. Wir verwalten keine EMailadresse für einen Kunden, an die ausschließlich nur Rechnungen gesendet werden.

Die Verantwortung des internen Adressroutings an die zuständigen Bereiche/Adressen trägt der Kunde selbst.
Wie man das sehr einfach erreichen kann, erklären wir hier.

Wie werden E-Rechnungen zugestellt?

Die Zustellung erfolgt ausschließlich per EMail.

Gewerbliche Kunden, die bislang Rechnungen postalisch empfangen haben, sollten uns anweisen, ab 2025 per EMail zu senden. Eine solche Umstellung muss vom Kunden beauftragt werden und erfolgt nicht automatisch.

Wie kann ich als gewerblicher Kunde E-Rechnungen archivieren?

E-Rechnungen an gewerbliche Kunden müssen revisionssicher nach GoBD archiviert werden. Abspeichern in einem EMailpostfach oder einem Ordner auf einem PC ist keine rechtssichere Archivierung.

Wir bieten mit unserer E-Mail-Archivierung eine rechtssichere automatische Archivierung an. Die Vertragsunterlagen können Sie vollkommen unverbindlich hier bestellen.

Kann die E-Rechnung auch postalisch zugestellt werden?

Nein! Kunden, die Rechnungen per Post erhalten möchten, bekommen einen Ausdruck der Rechnung. Darin können keine elektronischen Daten integriert werden und diese werden auch nicht nachträglich oder parallel per EMail als XML-Datei zugestellt.

Kann eine postalisch zugestellte Rechnung nachträglich als E-Rechnung zugestellt werden?

Nein, das ist nicht möglich!

Wie kann ich eine E-Rechnung prüfen?

Neben den typischen Buchhaltungsprogrammen mit den integrierten E-Rechnungsfunktionen gibt es auch verschiedene andere Online-Tools. Eines dieser Tools ist portinvoice. Dieses Tool setzen wir als Referenz zur Validierung ein.

Der Quba-Viewer ist ein kostenfreies openSource-Programm, womit der XML-Datensatz visualisiert werden kann.

Mein Buchhaltungsprogramm erkennt die ZUGFeRD-Rechnung nicht! Was nun?

Wir haben keinen Einfluss auf die Funktionalitäten und den Entwicklungsstand fremder Software. Wenn unsere Rechnung nicht als valide ZUGFeRD-Rechnung erkannt werden kann, prüfen Sie mit dem oben genannten Validator (kostenfrei): portinvoice

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, wenn dieser Validator eine unserer Rechnung als nicht valide erkennt.

Werden auch Mahnungen/Zahlungserinnerungen im ZUGFeRD-Format gesendet?

Nein, Mahnungen und Zahlungserinnerungen fallen nicht unter die Verpflichtung zur Nutzung eines E-Rechnungsformats wie ZUGFeRD ab 2025. Das gilt auch wenn in einer Mahnung Mahngebühren erhoben werden. Mahnungen, selbst mit Mahngebühren, sind keine Rechnungen im steuerrechtlichen Sinne, da sie lediglich eine Zahlungserinnerung oder Aufforderung darstellen und keine eigenständige steuerlich relevante Leistung oder Lieferung dokumentieren.