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Revisionssichere E-Mail-Archierung

Revisionssichere E-Mail-Archivierung

innovativ kinderleicht kostengünstig

 

Archiv-Hosting in Deutschland bei fc-hosting.de

Vorteile der E-Mail-Archivierung

E-Mail-Archivierung darf aufgrund der geltenden gesetzlichen Anforderungen in keinem Unternehmen fehlen. Aber auch über die rechtlichen Aspekte hinaus bietet die E-Mail-Archivierung zahlreiche weitere technische und wirtschaftliche Vorteile.

Rechtliche Sicherheit

Jede E-Mail durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird, muss über viele Jahre hinweg aufbewahrt werden. Dies kann nur durch den Einsatz einer E-Mail-Archivierungslösung sichergestellt werden. Die vollständige, originalgetreue und manipulationssichere Archivierung aller relevanten E-Mails ermöglicht zudem die Nutzung von E-Mails als Beweis und verbessert so den Standpunkt Ihres Unternehmens bei rechtlichen Konflikten.

Schutz vor Datenverlusten

E-Mails können durch technische Fehler wie defekte PST-Dateien verloren gehen oder von Anwendern absichtlich oder unabsichtlich gelöscht werden. Oft löschen Anwender, sobald diese aus dem Unternehmen ausscheiden, das gesamte Postfach. Mit Hilfe unserer Lösung können solche Risiken ausgeschlossen werden.

 

Ein vollwertiges Archiv für jeden Kunden

Bei werden die Daten Ihres Unternehmens nicht zusammen mit den Daten anderer Unternehmen in einer übergeordneten Archivlösung gespeichert. Stattdessen richten wir für jeden Kunden eine separate und eigenständige Archiv-Instanz ein. Diese Instanzen speichern jeweils nur die Daten (z.B. E-Mails, Benutzer und Einstellungen) eines einzelnen Kunden und werden völlig getrennt von einander administriert.

 

One-Click-Restore für alle Anwender

Anwender können E-Mails mit nur einem Mausklick aus dem Archiv heraus wiederherstellen. Das aufwändige Restore von Backups durch den Administrator entfällt völlig.

Abschaffung von Postfachbegrenzungen

Postfachbegrenzungen und die Auslagerung von E-Mails in z.B. PST-Dateien als Mittel zur Begrenzung des Speicherverbrauchs eines E-Mail-Servers werden durch die E-Mail-Archivierung mit überflüssig.

Schnelle Suche steigert die Produktivität

E-Mails sind eine wichtige und enormumfangreiche Wissensressource. Unsere Lösung ermöglicht allen Anwendern einen extrem schnellen und komfortablen Zugriff auf ihre E-Mails und steigert so die Produktivität in Ihrem Unternehmen.

Langfristige Unabhängigkeit

ist keine Einbahnstraße. Ihre Daten können zu jeder Zeit vollständig, ohne Informationsverlust und in Standardformaten wieder exportiert und Ihrem Unternehmen übergeben werden.

Absolute Vertraulichkeit Ihrer Daten

Obwohl wir als Service Provider für die Speicherung Ihrer Daten und die Wartung Ihres Archivs verantwortlich sind, haben wir keinen unmittelbaren Zugriff auf dessen Inhalt. In anderen Worten: Wir administrieren das verschlüsselte Archiv "von außen" und benötigen dabei keinen Zugriff auf Ihre vertraulichen Daten.

 

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Kein Risiko
: Die ersten 30 Tage werden als kostenfreie Testphase eingerichtet und es kann innerhalb der Testphase fristlos gekündigt werden.

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Vorteil für Endkunden

  • Zuverlässige Erfüllung der relevanten rechtlichen Anforderungen
  • Schnelle Suche über E-Mails und Dateianhänge
  • Schutz vor Datenverlusten
  • Entlastung von E-Mail-Servern
  • Reduzierung des Speicherbedarfs um bis zu 70%
  • Vereinfachung von Backup & Restore
  • Unabhängigkeit von PST-Dateien
  • Abschaffung von Postfachbegrenzungen

Unterstützte E-Mail-Systeme

  • Alle IMAP- oder POP3- kompatiblen E-Mail-Server
  • Exchange Server 2003, 2007, 2010, 2013 und 2016
  • Microsoft Office 365
  • Gmail
  • MDaemon, IceWarp und Kerio Connect
  • PST, EML und andere Dateiformate
  • E-Mail-Clients wie Microsoft Outlook, Windows Mail / Live Mail, Thunderbird, Sea Monkey

Kinderleichte Bedienung

  • Keine Änderungen auf Mailservern oder E-Mail-Programmen notwendig.
  • Der Kunde bestimmt welche Postfächer und welche Ordner archiviert werden.
  • Die Einstellungen erfolgen über einen Windows-Client.
  • Anwender können beispielsweise über eine nahtlose Integration in Microsoft Outlook oder über Web Access auf das Archiv zugreifen

 

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Die Gesamtkosten der Archivierung hängen von der Anzahl Benutzer, der Anzahl Archivierungsprofile (Postfächer), der Häufigkeit der Archivierung, Sonderwünschen und dem Speicherbedarf ab.

Zur Orientierung zeigen wir einige typische Beispiele:

Kostenbeispiele aus der Praxis
einfache Beispiele:

Gesamtkosten
je Monat


je Postfach

1 Postfach archivieren über einen globalen Benutzer

ab 4,00 €
4,00 €

3 Postfächer archivieren über einen globalen Benutzer

ab 7,00 €
2,33 €

10 Postfächer archivieren über einen globalen Benutzer

ab 18,00 €
1,80 €

15 Postfächer archivieren über einen globalen Benutzer

ab 21,50 €
1,43 €

20 Postfächer archivieren über einen globalen Benutzer

ab 27,00 €
1,35 €
komplexere Beispiele:

Gesamtkosten

je Monat

je Postfach

"Optimale-Variante", jeder Mitarbeiter mit eigenem Archiv
3 Postfächer archivieren über 3 Benutzer mit eigenem Archiv-Zugang und einem globalen Postmaster zum Suchen in allen Archiven.
Exemplarisch für Kleinunternehmen mit drei Mitarbeitern.

ab 12,00 €
4,00 €

"Effektive Variante", Archive für Bereiche
10 Postfächer archivieren über 3 Benutzer mit eigenem Archiv-Zugang und einem globalen Postmaster zum Suchen in allen Archiven.
Unternehmen mit getrennten Archiven und Zugängen für drei Bereiche (Vertrieb, Buchhaltung, Geschäftsführung).

ab 22,50 €
2,25 €

Wie "Effektive Variante", aber mit einem sensiblen Postfach
10 Postfächer archivieren über 3 Benutzer mit eigenem Archiv-Zugang und einem globalen Postmaster zum Suchen in allen Archiven.
Ein wichtiges Postfach wird stündlich archiviert, der Rest täglich.

ab 26,00 €
2,60 €

 

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Kosten-Übersicht
Grundgebühr je Archiv-Hosting

2,50 € / Monat

Setup
kostenfrei
Datentransfer
unlimitiert
Mindestlaufzeit / Abrechnungsintervall
vierteljährlich
Benutzer & Archive
Benutzer
bis 5 Archivierungs-Profile
(einmal je Kunde möglich)

kostenfrei

Weitere Benutzer
bis jeweils 20 Profilen je Benutzer

2,50 € / Monat

Postmaster

2,00 € / Monat

Auditor

10,00 € / Monat

Archivierungs-Profile
bis 5 Profile

1,50 € / Monat je Profil

bis 10 Profile

1,30 € / Monat je Profil

bis 20 Profile

1,10 € / Monat je Profil

ab 21 Profile

0,90 € / Monat je Profil

Archiv ohne Archivierungs-Profil
(Profil gelöscht)

1,00 € / Monat

Archivierungs-Intervalle je Profil
manuelles Profil
(über den Windows-Client startbar)

kostenfrei

einmal täglich
Auswahl: 0-6, 6-12, 12-18, 18-24 Uhr

kostenfrei

Intervall 30 min

4,00 € / Monat

Intervall 1 h

3,50 € / Monat

Intervall 5 h

2,50 € / Monat

Archivgröße
bis 25 GB

kostenfrei

bis 50 GB

6,00 € / Monat

bis 100 GB

11,00 € / Monat

je weitere angefangenen 50 GB

5,00 € / Monat

Benutzer-Rechte
Benutzerechte ändern

2,50 € je Änderung

Löschrecht

kostenfrei

Exportrecht

2,50 € je Archiv

Sonstiges
Zeitplanung einrichten

Ersteinrichtung kostenfrei

Zeitplanung ändern

bis 5 Profile kostenfrei
ab 5 Profile jeweils 1,00 €

Archivdaten löschen durch Kunden

kostenfrei

Archivdaten löschen durch Anbieter

10,00 € je 50.000 Emails

Datenexport durch Kunde

kostenfrei

Datenexport durch Anbieter

nach Aufwand (Angebot wird erstellt)

Limits je Archivhosting
Max. Anzahl Benutzer

500

Max. Verbindungsanzahl parallel

100

Hintergrund

Geltende rechtliche Anforderungen zwingen Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz, E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig, manipulationssicher und jederzeit auffindbar aufzubewahren. Kommt die Geschäftsführung dieser Pflicht nicht nach, drohen empfindliche Sanktionen.

Für Deutschland gilt: Mit dem Schreiben vom 14. November 2014, den "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)" hat das BMF dargelegt, welche Vorgaben aus Sicht der Finanzverwaltung an IT-gestützte Prozesse zu stellen sind. Die GoBD lösen die bisher gültigen GoBS sowie die GDPdU ab. ( Quelle).

 

Was muss archiviert werden?

Laut § 238 Abs. 2 HGB muss jede E-Mail, die einem Handelsbrief entspricht, archiviert werden. Als Handelsbrief werden alle E-Mails verstanden, die der Geschäftskorrespondenz eines Unternehmens dienen. Ebenso unterliegen nach § 147 AO alle E-Mails mit steuerrechtlichem Bezug der Archivierungspflicht. Dies betrifft z.B. folgende E-Mail-Inhalte:

  • Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz
    sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen
    Organisations-Unterlagen,
  • die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe,
  • Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
  • Buchungsbelege und
  • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. Dazu gehört jegliche Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird. Beispiele sind Rechnungen, Aufträge, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge. Dies gilt auch dann, wenn diese per E-Mail versendet werden.

E-Mails mit solchen Inhalten – sowohl gesendete und empfangene – müssen verwahrt werden. Entsprechend sind sowohl interne Mails als auch solche, über die kein Geschäft zustande gekommen ist, ausgenommen und brauchen nicht archiviert werden. Gleiches gilt für Spammails, Werbemittel wie Newsletter oder private E-Mails.

Insbesondere aus § 146 AO und § 239 HGB ergeben sich allgemeine Anforderungen an eine revisionssichere E-Mail-Archivierung, die jedoch sehr allgemein gehaltene sind:

  • Vollständigkeit
  • Richtigkeit,
  • Zeitgerechtheit,
  • Unveränderbarkeit, Ordnung und
  • Nachvollziehbarkeit

Grundsätzlich müssen alle relevanten E-Mails und deren Dateianhänge vollständig, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufbewahrt werden. Weiterhin müssen die Daten maschinell auswertbar sein.

 

Wie lange müssen Unternehmen E-Mails archivieren?

§ 257 HGB Abs. 4 gibt vor, dass als E-Mail geltende Handelsbriefe 6 Jahre verwahrt werden müssen.

Weiterhin muss man auch laut § 147 AO alle als Handels- oder Geschäftsbriefe geltende E-Mails 6 Jahre archivieren. Sollten die Mails jedoch Rechnungen, Buchungsbelege, Jahresabschlüsse oder generelle Bilanzen, Lageberichte oder andere Organisationsunterlagen beinhalten, gilt hier grundsätzlich eine Aufbewahrungspflicht von insgesamt 10 Jahren. Der Einfachheit halber archivieren viele Unternehmen direkt alle betroffenen Mails für insgesamt 10 Jahre, um sich den Aufwand der Trennung zu sparen.

 

Dürfen E-Mails aus dem Archiv gelöscht werden?
Ja, grundsätzlich ist es möglich, E-Mails aus dem Archiv zu löschen, solange dies nicht mit der gesetzlich geforderten Vollständigkeit und Dauer der Aufbewahrung in Konflikt steht. In der Praxis ist es jedoch schwierig in archivierungspflichtige und nicht-archivierungspflichtige E-Mails zu unterscheiden, weswegen die meisten Systeme standardmäßig so konfiguriert sind, dass sie alle E-Mails archivieren.

 

 

 

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Schritt 1 - Unterlagen anfordern

Lassen Sie sich die Vertragsunterlagen
unverbindlich zusenden.

Schritt 2 - Beratung (optional)

In vielen Fällen ist aufgrund der Vielzahl an Möglichkeiten eine persönliche Beratung am sinnvollsten. Melden Sie sich bei uns per E-Mail oder telefonisch, um die für Sie optimale Konfiguration und die zugehörigen Kosten zu ermitteln.

Wenn keine Beratung notwendig ist, überspringen Sie diesen Schritt.

 

 

Schritt 3 - Vertrag zurücksenden

Den Vertrag unterschrieben einreichen.
Füllen Sie den Vertrag in Ihrem PDF-Programm aus.

Schritt 4- Archivierungs-Profile anlegen

Nachdem wir die Benutzer eingerichtet haben, erhalten Sie die Zugangsdaten. Sie richten nun die Archivierungs-Profile Ihrer zu archivierenden Postfächer ein. Beispiele hier.

Schritt 5 - Profile aktiv schalten

Nach der Einrichtung der Profile melden Sie sich bei uns, damit wir die Profile aktivieren.

Ab nun archiviert der Archiv-Server gemäß Ihres Zeitplans Ihre Postfächer automatisch.

 

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